Wir leben in unruhigen Zeiten, in denen Unternehmen sich gezwungenermaßen mit Gefahren wie Cyberattacken, Naturkatastrophen und selbst banalen Dingen wie Stromausfällen auseinandersetzen müssen, um im Ernstfall gewappnet zu sein.
Generell sind solche Desaster schwer vorauszusagen. Gleichzeitig sind Sie unvermeidbar. Das bedeutet jedoch nicht, dass Betriebe diesen Ausnahmesituationen schutzlos ausgeliefert sind. Wie können Sie Ihren Betrieb also für die unbekannte Gefahr vorbereiten? Es bedarf einem sogenannten Plan zur Betriebsaufrechterhaltung, welcher unverzüglich zum Einsatz kommt, sobald es zu einer Notfallsituation oder einer Krise kommt. Ein solcher Plan ist stets präzise, solide und vor allem aktuell.
Was genau ist ein Plan zur Betriebsaufrechterhaltung?
Ein Betriebsaufrechterhaltungsplan, auch Betriebskontinuitätsplan oder Betriebskontinuitätsmanagement genannt, bezeichnet in der Wirtschaftslehre die Entwicklung von Strategien, Plänen und Handlungen, um Tätigkeiten oder Prozesse, deren Unterbrechung dem Betrieb ernsthafte Schäden oder vernichtende Verluste zufügen würden, zu schützen und alternative Abläufe zu ermöglichen.
Das primäre Ziel für einen solchen Plan ist also, dass der Betrieb auch während einer Krise in der Lage ist, weitgehend normal zu fungieren. Damit dies gewährleistet werden kann, sollte der Plan alle verschiedenen Aspekte möglicher Ausnahmesituationen identifizieren und den Mitarbeitern abteilungsübergreifend eine schnelle Lösung präsentieren.
In sechs Schritten zum Plan
Ein Kontinuitätsplan ist betriebsgerecht auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten und beinhaltet Vorgehensweisen für Mitarbeiter, Sachgüter, Technologie sowie Arbeitsabläufe. Die folgenden sechs Schritte zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Erstellung Ihres eigenen Plans achten sollten.
1. Identifikation des Umfangs
Definieren Sie das Ziel und den Umfang des Plans. Dieser Punkt ist insbesondere für Unternehmen, die in verschiedenen Territorien und Ländern angesiedelt sind, von Bedeutung, denn diese müssen entscheiden, ob ihr betrieblicher Kontinuitätsplan für einen bestimmten Standort oder aber marktübergreifend einsetzbar sein soll.
2. Einbeziehung aller Geschäftsbereiche
Die Geschäftsbereiche eines Betriebes sind von der jeweiligen Branche und der Art des Unternehmens abhängig. Händler beispielsweise sollten unbedingt ihre physischen Geschäfte mit einbeziehen, während ein Softwareanbieter sich besonders auf seine technologische Infrastruktur konzentrieren wird.
3. Verteilung der Verantwortlichkeiten
Bestimmen Sie, welche Person im Unternehmen dafür verantwortlich ist, den Plan zur Betriebsaufrechterhaltung im Zuge einer Ausnahmesituation auszurufen. Im Idealfall nominieren Sie hierfür einen Projektleiter und bestimmen zudem Vertreter aus jeder einzelnen Abteilung.
4. Bestimmung des Ablaufs
Arbeiten Sie für jede Abteilung einen spezifischen Ablauf aus. Dazu gehört, dass Sie sich mit den einzelnen Abteilungsvertretern absprechen und einen Kontinuitätsplan für sämtliche Teams, sowie deren Sachgüter und Systeme konzipieren. Im Plan enthalten sein sollten außerdem die Kontaktdaten aller Vertreter inklusive Mobiltelefonnummern. In Krisenfällen ist ein Anruf oder eine SMS in den meisten Fällen der effektivste Weg der Kommunikation.
5. Kommunikation des Plans
Wurde der Plan definiert, so gilt es, diesen betriebsintern an alle Beteiligten transparent und klar zu kommunizieren. Das Dokument, welches den Plan beinhaltet, sollte somit schnell und einfach abrufbar sein. Es ist unabdingbar, dass die Datei zu jeder Zeit und für alle Vertreter einsehbar ist. In manchen Fällen ist es außerdem von Vorteil, eine Kopie Ihres Betriebsaufrechterhaltungsplans an Partner und Kunden zu versenden.
6. Testen des Plans
Sie können noch so viel Zeit und Mühen in Ihren Kontinuitätsplan stecken – wenn dieser nicht regelmäßig getestet und bestätigt wird, dann können Sie sich nicht auf die erfolgreiche Durchführung in einer Krise verlassen. Sorgen Sie dafür, dass der Plan möglichst mehrfach im Jahr getestet wird und aktualisieren Sie die Details im Dokument stetig.
Wie können SMS Nachrichten für Ihren Plan genutzt werden?
Die Integrierung einer SMS-Lösung kann Ihrem Betrieb im Rahmen einer Ausnahmesituation gleich mehrfach zunutze kommen:
- Informieren Sie sich per SMS, dass Ihre Mitarbeiter in Sicherheit sind
- Informieren Sie die gesamte Belegschaft über die Krise
- Überschauen Sie per automatischer SMS sämtliche Systeme bei Tag und bei Nacht
- Managen Sie Ihren Betriebsschutz
- Optimieren Sie Ihre Kundenkommunikation
- Geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, stets miteinander verbunden zu sein
- Versenden Sie per SMS Warnungen und Alerts
Haben Sie Fragen? Wir helfen Ihnen auch in schwierigen Situationen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns unter der Telefonnummer +49 (0) 351 – 8503 3399 oder schreiben Sie uns an [email protected].
