5 Tipps für mehr Produktivität in der Personalvermittlung

Warum rennt die Zeit nur immer so? Diese Frage haben sich so gut wie alle Arbeitnehmer schon einmal gestellt. Während Sie zwischen scheinbar endlosen Anrufen, E-Mails und Meetings den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, bleiben die wirklich wichtigen Aufgaben auf der Strecke. Betroffen sind in dem Fall vor allem die Jobprofile mit einem überdurchschnittlich hohen Maß an interdisziplinären Funktionen. Ein klassisches Beispiel hierfür sind die Personalvermittler. Esendex’ erprobte Tipps für mehr Produktivität sorgen dafür, dass Sie sich als gestresster Personalvermittler von den nervigen Zeitfressern wieder unabhängig machen können – egal, wie schnell die Bürouhr tickt.

1. Wichtige Termine lieber nicht auf Freitag legen

Klar will man am liebsten wie ein Superheld oder eine Superheldin mit unerschöpflichen Energiereserven durch den Alltag powern. Dann könnten an jedem Tag und zu jeder Stunde sämtliche Aufgaben mit konstanter Konzentration und mit top Effizienz bewältigt werden. Bis es diese Wunderpille zu kaufen gibt, empfehlen wir Ihnen stattdessen, die wichtigsten Aufgaben zur erfolgreichen Bewältigung lieber nicht bis Freitag aufzusparen.
Laut aktuellen Umfragen und Untersuchungen eines US-Forschungsinstituts ist genau dieser Werktag nämlich mit Abstand der unproduktivste Tag. Dienstag hingegen gilt bei 57% der Befragten als der effektivste Tag, dicht gefolgt vom Montag. Zudem sind Vormittage produktiver als Nachmittage. Lange Abstimmungstermine, Telefonkonferenzen und wichtige Kundengespräche sollten also entsprechend geplant werden, auch wenn Sie eher Eule als Lerche sind.

2. Ihre Software arbeit für Sie und nicht anders herum

Welche CRM Software Sie nutzen, spielt letztlich keine Rolle. Entscheidend ist, dass diese Ihren Arbeitsalltag erleichtert und nicht gar noch erschwert. Mit den richtigen Tools für Bewerbermanagement, Terminkoordination und Dokumentenzugriff gelingt die Stellenvermittlung elegant, schnell und effizient. Nutzen Sie Templates! Mobile Apps und benutzerfreundliche Anwendungen unterstützen zudem dabei, offene Stellen rasch mit den geeigneten Bewerbern zu besetzen. Wer hingegen verdutzt darauf wartet, bis sich eine Software endlich geladen hat und dabei längst an der optimalen Funktionstüchtigkeit zweifelt, der wird in dem Moment wohl nicht zu den Gewinnern in Sachen Produktivität zählen. Wir von Esendex bieten unseren Nutzern als Anbieter maßgeschneiderter Systeme die ideale Lösung, die sich dank unserer API Schnittstellen spielend leicht in alle Systeme integrieren lassen.

3. Mit Automatisierung den Hamster im Laufrad stoppen

Erfreulicherweise besteht heute keine Notwendigkeit mehr, sich um alle Details selber zu kümmern. Automatisierung ist hier das Stichwort – und diese sorgt endlich für die nötige Befreiung des ewig rennenden Hamsters in seinem Laufrädchen, welcher ständig mit seiner Hast beschäftigt ist und doch nicht vom Fleck kommt. Mit Esendex lassen sich SMS Nachrichten an Bewerber komplett automatisiert verschicken und komfortabel verwalten. Einmal eingerichtet, übernimmt das System die Bewerberkommunikation für Sie und läuft dabei effektiv im Autopilot-Modus. Damit behalten Personalvermittler auch in Phasen starker Arbeitsbelastung den kompletten Überblick. Die Business SMS Lösungen lassen sich per API oder dem bekannten Zapier Tool spielend leicht in bestehende CRM Systeme integrieren. Automatisieren lässt sich damit sogar das Mobile Recruiting, also die praktische Gewinnung von Personal über das Mobiltelefon.

4. Transparente Bewerbungsprozesse minimieren Rückfragen

Personalvermittler erhalten nicht selten hunderte von Bewerbungen auf eine einzige Stelle. Sobald die Unterlagen vom Bewerber abgeschickt wurden, ist dieser in Wartestellung. Wenn die tatsächliche Dauer über den Erhalt der sehnsüchtig erwarteten Rückmeldung jedoch nicht transparent kommuniziert wird, kann es rasch zu einer ganzen Flut an Rückfragen von Bewerbern kommen. Besser ist es, Sie spielen direkt mit offenen Karten und setzen so beim Bewerber realistische Erwartungen. Bedauerlicherweise ist es nicht unüblich, dass Bewerber überhaupt keine Antwort erhalten, was beim Kandidaten für unnötigen Frust und Stress führt. Sich hier positiv abzuheben, fördert nicht nur Ihre Produktivität, sondern verbessert auch das Image Ihres Unternehmens. Nutzen Sie also die Möglichkeit der SMS Lösungen speziell für Personalagenturen und kommunizieren Sie ab sofort einfach und effizient mit Ihren Interessenten.  

5. Klare Regeln für das Checken von E-Mails aufstellen

Im Durchschnitt dauert es ganze 15 Minuten, bis Sie sich nach einer Unterbrechung wieder auf Ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können. Wenn Sie also bei jeder Benachrichtigung sofort ins E-Mail Postfach klicken, dann wird es Ihnen schwerfallen, jemals erfolgreich komplexere Aufgaben abzuschließen. Deshalb empfiehlt es sich in der Mehrheit aller Fälle, die automatischen Benachrichtigungen zu deaktivieren und das E-Mail Postfach nur noch zu festgelegten Zeiten zu überprüfen. Wussten Sie, dass Sie den Großteil aller E-Mails von Ihren Kollegen erhalten? Durch den gezielten Einsatz von SMS in der internen Kommunikation lässt sich die Mitarbeiterverständigung bei Weitem optimieren und das E-Mail Postfach wird zudem entlastet.
Nehmen Sie sich die Tipps zu Herzen, wenn Sie Ihre Arbeitswoche produktiver gestalten möchten. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie mehr über unsere SMS Lösungen für Recruitment und interne Kommunikation erfahren möchten. Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter +49351 8503 3399 oder Ihre E-Mail an [email protected]