Effektives Krisenmanagement für Firmen – 3 Schritte

Laut den Ergebnissen des Global Crisis Survey 2019 waren sechs von zehn deutschen Unternehmen in den vergangenen fünf Jahren von einer Krise betroffen. Insgesamt 60% aller befragten Führungskräfte haben dabei laut der Zahlen nicht nur eine, sondern durchschnittlich gleich drei Krisensituationen durchlebt.

Auslöser für die Ausnahmesituationen könnten unterschiedlicher nicht sein und machen dabei vor keinem Betrieb halt. Am häufigsten traten die Notlagen in Form von Technologieausfällen, Betriebsunterbrechungen, rechtlichen Notfällen und Fehlmanagement auf.
Besorgniserregend ist bei diesen Zahlen, dass lediglich vier von zehn Firmen einen Präventionsplan und ein Team von Verantwortlichen zur Hand hatten, welcher sie erfolgreich aus der Ausnahmesituation herausmanövrieren konnte. Dabei zeigen die Resultate der Umfrage, dass Firmen dann eine Krise erfolgreich überstehen, wenn sie nicht nur einen Notfallplan zur Hand hatten, sondern diesen auch mehrfach getestet und stetig aktuell gehalten haben.

Kein Unternehmen ist vor einer Krise sicher – auch nicht Ihres. Mit diesen drei Schritten können Sie Ihren Betrieb auf das Unerwartete vorbereiten und sind für einen möglichen Ernstfall gewappnet.

1. Identifizieren Sie mögliche Risiken für *Ihr* Unternehmen

Ist Ihr Bürogebäude besonders überschwemmungsgefährdet? Was würden Sie tun, wenn über Nacht Ihre gesamte Software-Infrastruktur ausfällt? Wie würden Sie vorgehen, wenn Ihr Betrieb durch äußere Umstände plötzlich keinen Handel mehr betreiben kann und in der Schuldenfalle landet?
Gerade jetzt sind zahlreiche Unternehmen in der Bundesrepublik und im Ausland von den Auswirkungen des COVID-19, einer durch Tröpfcheninfektion ansteckenden, sich global ausbreitenden Viruserkrankung, bedroht. Die Auswirkungen sind dabei für jedes Business anders. Ein Tech-Unternehmen kann seine Mitarbeiter im Home Office arbeiten lassen und wird dadurch die negativen wirtschaftlichen Auswirkungen wie zum Beispiel Produktivitätseinbußen weniger spüren. Geschäfte und Logistikbetriebe hingegen stehen vor einer gewaltigen Herausforderung.

2. Erstellen Sie einen Notfallplan – auch als SME

Ob Einzelunternehmer oder multinationaler Konzern – Sie sollten unbedingt einen Plan zur Betriebsaufrechterhaltung zur Hand haben. Dieser teilt Ihnen im Falle einer auftretenden Ausnahmesituation genau mit, wie sich ein jeder Mitarbeiter zu verhalten hat, um mögliche Schäden zu minimieren.

Nutzen Sie zunächst im Internet die Suchmaschine, um Business Continuity Beispiele speziell für Ihre Branche und Unternehmensgröße zu finden, um erste Anhaltspunkte für einen Plan zu erlangen und ein weiteres Vorgehen zu definieren.

Eine Notfallplan für Firmen sollte stets folgende Punkte beinhalten:

• Eine verantwortliche Person bzw. ein zuständiges Team, welche/s die Situation im Falle einer Krise koordiniert. Während jede Person eine Krise ausrufen kann, werden nur die im Notfallplan vermerkten Verantwortlichen den Plan aktivieren. Weist Ihr Unternehmen mehrere Standorte auf, so benötigen Sie für jeden Ort einen nominierten Verantwortlichen;
• Einen internen und externen Kommunikationsplan. Wie teilen Sie sich Ihren Arbeitnehmern mit? Wie informieren Sie Ihre Kunden und Partner über die Situation?
• Nachrichtenvorlagen: Erstellen Sie Beispielinhalte für SMS, E-Mails und Social Media Beiträge, auf welche Sie im Ernstfall schnell zurückgreifen können. Gerade in Krisen soll Ruhe bewahrt werden – dann sind derartige Vorbereitungen Gold wert und Sie können die Zeit nutzen, um sich im Zuge der Notlage den komplexeren Entscheidungen zu widmen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung von Business SMS Vorlagen benötigen, dann rufen Sie uns an – unser Team hilft Ihnen gerne dabei.

3. Testen Sie Ihren Plan

Ohne einen Test Ihres Notfallplans haben Sie keine Info darüber, wo es eventuelle Lücken gibt oder wo noch mehr Details benötigt werden. Wählen Sie einen Tag und durchlaufen Sie Ihren Plan genau so wie ausgeschrieben – mit dem einen Unterschied, dass Sie selbstverständlich keine wirklichen Nachrichten an Externe verschicken.
Durch den Test erkennen Sie beispielsweise, dass ggf. pendelnde Mitarbeiter Ihre E-Mails garnicht erhalten und so keine Nachricht über Büroschliessungen mitbekommen; vielleicht haben einige Ihrer Mitarbeiter neue Handynummern und haben deswegen die kritische Nachricht ebenfalls nicht erhalten.

Auch werden Sie erfahren, wenn Ihre Systeme möglicherweise über die häuslichen IP-Adressen der Mitarbeiter gar nicht aufrufbar sind und können die IT-Abteilung beauftragen, den Zugang für alle Standorte schleunigst zu ermöglichen. 
Solche Fälle können Sie unmöglich im voraus erkennen, darum ist das Testen Ihres Notfallplans unerlässlich. Finden Sie die Schwachstellen, erarbeiten Sie eine Lösung und aktualisieren Sie Ihren Plan anschließend. Stellen Sie zu guter Letzt sicher, dass die gesamte Belegschaft auch Zugang zu Ihrem Betriebsaufrechterhaltungsplan hat.

Und bedenken Sie – die Frage lautet nicht ob, sondern wann ein Notfall auftritt. Seien Sie vorbereitet. Viel Erfolg!